何時知道會缺料？

缺料發生會造成生產停頓、生產成本升高、無法如期交貨、客戶抱怨、失去市場、獲利下降、競爭力下降等諸多不良效應。

所以採購和物料或存貨管理的相關專業人員每天工作最擔心的是如何防止缺料的情形發生。

缺料會發生的原因有許多，包括銷售預測不準，生產及物料計畫沒作好、供應商產能不足、運輸途中發生延遲、貨物卡在海關或碼頭、進貨數量短少、生產計劃忽然改變、工程設計變更、倉儲料帳不準、生產的實際用量超出預期、生產的不良率或損耗過高等諸多因素。

採購和物料管理等負責供應的專業人員何時知道有可能發生缺料？有幾種情況：

一、出貨前發現所需要的包裝材料或是配件不足，無法如期交貨
二、最壞的情況是生產部門正在使用時，才發現物料供應不足，必須停止生產
三、倉庫發料前發現庫存數量不足，或是料帳不一，帳面上有足夠的數量，但實際庫存數量不足
四、庫存數有品質不良或是過期，無法使用
五、進貨時發現來貨數量缺少或是不足
六、供應商無法做到如期、如數、如質交貨
七、供應商交期延誤
八、進貨程序在通關或運送途中因故延誤
九、由請購到採購訂單(PO)經各層級主管簽核的過程太長，致使供應商無法及時備料，開始生產
十、作生產及物料計畫時，沒有發現未來可能會發生缺料
十一、使用作計畫的工具是EXCEL、人工計算的系統或方法
十二、銷售預測、訂單及需求管理沒做好，需求變動沒有及早測知，故計畫沒有做到預先防患的因應措施。

缺料的發生不僅是採購及物料計畫和控制有關，也涉及工程、品質、銷售業務、運輸、進出口、倉儲等相關功能及部門。換句話說，也可以看得出整個企業的管理能力。

俗話說：「人無遠慮，必有近憂」，缺料的情況若能提早在計畫的階段作好，就可減少迫在眉睫的窘境及損失。

管理拾穗（NO.1165）
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●本文作者曾渙釗 Arthur Tseng 安瑟管理顧問公司總經理
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