料帳不準的問題

庫存的料帳不準對許多公司而言是個問題。因為料帳若不準確，則不論是利用人工系統或電腦系統作存貨的計畫，其結果都是不正確，而且會衍生許多的問題，例如，缺料、生產線停工待料。客戶的貨無法如期交出，加班、緊急訂單、增加運費等。

由於存貨也是資產，因此企業也需要一年至少要在年底對存貨做實地盤點，以確認存貨的價值。料帳若不準，也會影響到資產負債表的準確性。所以企業應該重視料帳準確性的程度，並要求提高料帳的準確性至98%以上，最終的目標是100%。

一般而言，料帳不準的情況會發生來自下列的問題或現象:

  • 人工或電腦的帳沒有及時更新，次日或數天後才輸入系統

  • 沒有單據就入庫或領料

  • 為了應付緊急需要就先領料，但進料尚未入庫

  • 倉庫採開放式管理，沒有人實際負責料帳

  • 收發料時點數量不正確

  • 輸入電腦系統的數目字有錯誤

  • 使用的單位用量不正確，例如是一個或一盒、一箱等分不清

  • 倉庫管理員的責任不清，無法追查錯誤的責任歸屬

  • 缺乏庫存管理的作業程序(procedure)及內控稽核

  • 缺乏訂定庫存料帳準確性的績效目標

  • 高階主管不重視，沒有要求此項績效

  • 缺乏良好的工具和系統，例如使用條碼、RFID等

有關如何提高料帳準確性，歡迎與本公司聯絡顧問諮詢或教育訓練。

本文作者曾渙釗 CFPIM, CSCP, CLTD, Jonah     
安瑟管理顧問公司總經理
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