一本採購管理手冊

曾經服務一家外商投資的電子公司，擔任物料管理部門的主管。有一段時間，採購部門的主管離職而出缺。我的直屬主管是一位美國人，要求我暫時兼任。我先前沒有從事採購的工作，對於採購部門的運作情況不瞭解，我的這位上司於是交給我一本由跨國的總部印製的一本英文的採購管理手冊。

這本採購管理手冊裏含蓋的是採購的管理政策和程序(policy & procedure)。此手冊是以三孔夾裝訂的，因此若有新增的內容就可以放入，或取出過時的資料。

這本手冊內主要包括公司的一些針對採購作業的規定及準則，還有採購流程會使用的表單，例如請購單(PR)、採購訂單(PO)，或是零用金採購等的詳細說明。讓我印象深刻的是其中有一部分是針對負責採購的人員的道德規範，包括是否可以收受來往供應商的禮物及饋贈等，若禮物的價值超過某一定的金額，就需要向上級主管報告。而低於某一金額的禮物如原子筆、領帶等有紀念價值但是單價很低的禮物才可以收下來。

這一份手冊對於沒有經驗，或是初次擔任採購工作的採購人員以及主管很有幫助，因為瞭解了這些公司上級的規定和作業流程之後，應該如何進行日常採購的一些作業，使用的名稱和程序以及表單，就有了遵行的依據。若還有不瞭解，或是不在採購手冊裏提到的，就可請教於上級主管。

事隔許多年之後，我仍然還對這一本採購手冊有些印象。在當年辦公環境仍是手工的時代，不像現在的企業已經全數改用電腦設計及管控的系統，仍是相當有幫助。我後來服務於幾家外商公司就沒再看過有類似的管理手冊。

管理拾穗（NO.1073）
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●本文作者曾渙釗 Arthur Tseng 安瑟管理顧問公司總經理●本文作者保留所有著作權利
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